Mencatat MoM
Langkah-langkah:
- Pelajari agenda rapat, risalah rapat yang lalu (yang berhubungan), dan dokumen-dokumen lain yang akan didiskusikan. Jika perlu, gunakan perekam untuk memastikan keakurasian catatan anda.
- Duduklah di samping pemimpin rapat agar anda dapat dengan mudah memperoleh penjelasan atau bantuan saat rapat berlangsung.
- Tuliskan "Risalah Rapat dari XXX (nama perusahaan atau rapat yang jelas).
- Tuliskan dengan jelas tanggal, waktu, dan tempat diadakannya rapat.
- Edarkan selembar kertas berisi tanda hadir ke semua peserta. (Lembaran ini juga dapat membantu untuk mengetahui nama-nama peserta rapat yang memberikan masukan pada waktu rapat.)
- Anda juga perlu mencatat nama-nama peserta rapat yang datang terlambat atau lebih awal. Anda mungkin perlu memberikan masukan singkat pada mereka jika ada yang mereka lewatkan.
- Tuliskan point-point rapat sesuai dengan urutan point-point tersebut dibicarakan. Jika item 8 pada agenda dibicarakan sebelum item 2, catatlah item 8 terlebih dahulu.
- Catatlah masukan yang dimuat dan nama-nama orang yang mencetuskannya.
- Catatlah apakah sebuah masukan diterima atau ditolak, dan bagaimana prosesnya dilakukan (apakah dengan voting, atau cara lain?). Juga perlu dimasukkan dalam catatan jika masukan itu diterima secara bulat. Untuk rapat yang tidak terlalu besar, catatlah nama-nama peserta yang menyetuji, tidak menyetujui dan abstain.
- Pusatkan perhatikan anda pada tindakan yang akan dilakukan oleh para pserta rapat. Hindari untuk menulis secara detail semua hal yang didiskusikan.
Tips:
- Anda tidak perlu menuliskan topik yang tidak relevan dengan masalah yang sedang dibicarakan dalam rapat.
- Jika ada yang perlu anda tanyakan, tanyakan pada pemimpin rapat atau executive officer, bukan pada peserta rapat.
- Orang yang mencatat MoM tidak terlibat dalam diskusi rapat.
- Jika anda mempunyai Pocket PC, anda dapat menggunakan software gratis Minutes of Meeting untuk mencata MoM anda secara profesional. Klik di sini untuk mendownload software ini.
Menulis MoM
Langkah-langkah:
- Tuliskanlah kembali MoM segera setelah rapat usai, saat ingatan anda tentang rapat itu masih segar.
- Gunakan format yang digunakan pada rapat sebelumnya.
- Untuk point-point yang telah diselesaikan, gunakan awalan berikut: "Telah diselesaikan..."
- Gunakan lampiran untuk tambahan penjelasan, laporan atau material rapat lain.
- Tuliskanlah "Ditulis oleh" dan kemudian tanda tangani dan beri nama dan tanggal penulisan MoM itu.
- Jika anda mempunyai buku catatan MoM, simpanlah MoM yang anda buat secara kronologis. Artinya MoM yang baru disimpan di bagian yang lebih depan.
Tips:
- Tuliskan MoM anda dengan singkat dan akurat, dan jangan tuliskan opini atau hal yang bersifat subjektif.
- Untuk jenis rapat apapun yang anda ikuti, usahakan untuk menangkap dan mengkomunikasikan tindakan penting yang akan dilakukan.
=========================================
Business meetings may be conducted formally or informally, depending on the company and the circumstances. The following guidelines are based on Robert's Rules of Order.
Taking Minutes
Steps:
- Obtain the meeting agenda, minutes from the last meeting, and any background documents to be discussed. Consider using a tape recorder to ensure accuracy.
- Sit beside the chairperson for convenient clarification or help as the meeting proceeds.
- Write "Minutes of the meeting of (exact association name)."
- Record the date, time and place of the meeting.
- Circulate a sheet of paper for attendees to sign. (This sheet can also help identify speakers by seating arrangement later in the meeting.) If the meeting is an open one, write down only the names of the attendees who have voting rights.
- Note who arrives late or leaves early so that these people can be briefed on what they missed.
- Write down items in the order in which they are discussed. If item 8 on the agenda is discussed before item 2, keep the old item number but write item 8 in second place.
- Record the motions made and the names of people who originate them.
- Record whether motions are adopted or rejected, how the vote is taken (by show of hands, voice or other method) and whether the vote is unanimous. For small meetings, write the names of the attendees who approve, oppose and abstain from each motion.
- Focus on recording actions taken by the group. Avoid writing down the details of each discussion.
Tips:
- You do not need to record topics irrelevant to the business at hand. Taking minutes is not the same as taking dictation.
- Consult only the chairperson or executive officer, not the attendees, if you have questions.
- The person taking minutes does not participate in the meeting.
- If you have a PDA using Pocket PC, you can use the free Minutes of Meeting software to take your meeting profesionally. Click here to download the software.
Transcribing Minutes
Steps:
- Transcribe minutes soon after the meeting, when your memory of the event is still fresh.
- Follow the format used in previous minutes.
- Preface resolutions with "RESOLVED, THAT..."
- Consider attaching long resolutions, reports or other supplementary material to the minutes as an appendix.
- Write "Submitted by" and then sign your name and the date.
- Place minutes chronologically in a record book.
Tips:
- Write in a concise, accurate manner, taking care not to include any sort of subjective opinion.
- No matter what type of minutes you take, focus on capturing and communicating all important actions that took place.
Click here for source
